Projeto de Otimização de Prazos de Pagamento via Strategic Sourcing

Título do Projeto: Ampliação Estratégica do Prazo Médio Ponderado de Pagamento (PMPP) com Metodologia de Strategic Sourcing

Autor do Projeto: Rafael Gonçalves

Período de Execução: 04/Janeiro/2023 a 30/Maio/2024

Objetivo Principal: Aumentar o Prazo Médio Ponderado de Pagamento (PMPP) de fornecedores de 32 dias para 46 dias em um período de 6 meses, utilizando a metodologia de Strategic Sourcing para otimizar o capital de giro, fortalecer o relacionamento com parceiros e garantir o fornecimento sustentável.

Resumo: 

Este projeto teve como objetivo ampliar o prazo médio de pagamento de fornecedores de 32 para 46 dias, visando otimizar o capital de giro da empresa. Utilizando a metodologia de Strategic Sourcing, iniciamos com uma análise de gastos (Curva ABC) para identificar os fornecedores de maior impacto financeiro.

Em seguida, aplicamos a Matriz de Kraljic para segmentar esses fornecedores por risco e poder de barganha, definindo estratégias de negociação customizadas. O foco foi maximizar os prazos com fornecedores de "Alavancagem" e construir parcerias de longo prazo com os "Estratégicos".

Fase 1: Diagnóstico e Planejamento Estratégico (Mês 1)

Nesta fase, aplicamos as primeiras etapas do Strategic Sourcing para criar um perfil detalhado da categoria de gastos e definir a estratégia.

1.1. Análise de Perfil da Categoria (Spend Analysis):

• Atividade: Extração e consolidação de dados de contas a pagar dos últimos 12-24 meses do ERP.

• Técnica de Strategic Sourcing: Spend Analysis (Análise de Gastos). O objetivo é obter visibilidade total sobre o quê, com quem e quanto a empresa gasta.

• Análise: Construção de uma Curva ABC de Fornecedores por volume de compras. Esta análise é a base para priorizar esforços.

  • Classe A (Críticos): ~20% dos fornecedores (~80% do spend). Foco prioritário.

  • Classe B (Intermediários): ~30% dos fornecedores (~15% do spend).

  • Classe C (Cauda Longa): ~50% dos fornecedores (~5% do spend).

• Resultado Esperado: Relatório de Spend Analysis identificando os fornecedores-chave e o PMPP atual por faixa de gasto.

1.2. Análise de Mercado e Posicionamento do Fornecedor (Supplier Positioning):

• Atividade: Cruzamento da análise de spend com inteligência de mercado e conhecimento da área de Suprimentos.

• Técnica de Strategic Sourcing: Matriz de Kraljic. Esta metodologia classifica os fornecedores com base em duas dimensões: Impacto Financeiro (volume de gasto) e Risco de Fornecimento (complexidade do mercado, dependência).

  • Itens Estratégicos: (Alto Impacto, Alto Risco) - Ex: Fornecedor de tecnologia exclusiva. A negociação de prazo deve ser cuidadosa, focada em parceria e ganhos mútuos.

  • Itens de Alavancagem: (Alto Impacto, Baixo Risco) - Ex: Fornecedores de commodities com vários concorrentes. Aqui reside a maior oportunidade de negociação agressiva de prazos, usando o volume de compra como poder de barganha.

  • Itens de Gargalo: (Baixo Impacto, Alto Risco) - Ex: Fornecedor de peça de reposição específica. O foco não é prazo, mas garantia de fornecimento.

  • Itens Não Críticos: (Baixo Impacto, Baixo Risco) - Ex: Material de escritório. O foco é a otimização do processo de compra, não a negociação individual.

• Resultado Esperado: Uma matriz visual que segmenta os fornecedores e dita a abordagem de negociação para cada quadrante.

1.3. Análise de Custo Total de Propriedade (TCO - Total Cost of Ownership):

• Atividade: Análise interna para entender como o prazo de pagamento impacta o custo total.

• Técnica de Strategic Sourcing: Análise de TCO. Embora o foco seja prazo, a equipe avalia se uma extensão de prazo poderia acarretar custos ocultos (ex: um fornecedor que embute o custo financeiro no preço do produto).

• Análise: Simulação de cenários onde um prazo maior poderia ser trocado por um desconto no preço, ou vice-versa, para entender o impacto líquido no caixa.

• Resultado Esperado: Uma compreensão clara de que a negociação de prazo não pode ser isolada do preço e de outros fatores de custo, preparando a equipe para uma negociação mais holística.

1.4. Definição da Estratégia de Sourcing e Negociação:

• Atividade: Workshop com stakeholders (Suprimentos, Finanças, Jurídico).

• Técnica de Strategic Sourcing: Definição da Estratégia de Go-to-Market. Com base na Matriz de Kraljic, a estratégia é definida.

  • Estratégia para Itens de Alavancagem: Abordagem competitiva. Alavancar nosso alto volume de compra para exigir prazos alinhados aos melhores do mercado.

  • Estratégia para Itens Estratégicos: Abordagem colaborativa. Propor extensão de prazo como parte de um acordo de parceria de longo prazo, com benefícios mútuos (previsibilidade, inovação conjunta).

• Resultado Esperado: Um Plano de Ação de Negociação segmentado por categoria de fornecedor, com metas de PMPP, argumentos e "moedas de troca" claras para cada segmento.

Fase 2: Execução e Gestão de Fornecedores (Meses 2-5)

A execução é guiada pela estratégia definida, com foco em relacionamento e formalização.

2.1. Preparação e Engajamento do Mercado (Supplier Engagement):

• Atividade: Criação de "playbooks" de negociação customizados para cada segmento da Matriz de Kraljic.

• Execução: Início das rodadas de negociação, priorizando os fornecedores do quadrante "Alavancagem" para ganhos rápidos ("quick wins") e tratando os do quadrante "Estratégico" com uma abordagem de parceria.

• Resultado Esperado: Acordos para novos prazos de pagamento.

2.2. Contratação e Formalização:

• Atividade: Envolvimento do jurídico para criar aditivos ou novos contratos que reflitam não apenas o novo prazo, mas também outros elementos da parceria (níveis de serviço, previsibilidade de volume).

• Técnica de Strategic Sourcing: Gestão de Contratos (Contract Management). Garantir que os acordos sejam robustos e cubram todos os aspectos negociados.

• Resultado Esperado: Contratos e aditivos assinados.

Esta etapa foi substituido por documentos informais via e-mail, tratando o contexto como um acordo de fidelidade com o fornecedor/parceiro, sem a necessidade de documento juridico, devido a credibilidade que a empresa possui diante do mercado.

2.3. Implementação e Gestão da Mudança:

• Atividade: Atualização dos parâmetros no sistema ERP e comunicação interna.

• Execução: Garantir que as novas condições sejam aplicadas corretamente nos pedidos de compra e no processo de contas a pagar.

• Resultado Esperado: Processos internos e sistemas alinhados com a nova estratégia.

Fase 3: Monitoramento de Performance e Melhoria Contínua (Mês 6 e adiante)

O Strategic Sourcing não termina na negociação; ele exige monitoramento contínuo.

3.1. Gestão de Desempenho de Fornecedores (Supplier Performance Management):

• Atividade: Criação de um dashboard de BI para monitorar os KPIs.

• KPIs:

  • PMPP Geral e por Quadrante de Kraljic: Para medir o sucesso da estratégia segmentada.

  • TCO Realizado vs. Projetado: Para garantir que a economia com prazo não gerou custos inesperados.

  • Nível de Serviço do Fornecedor (OTIF - On-Time In-Full): Para garantir que a negociação de prazo não impactou negativamente a performance de entrega.

• Resultado Esperado: Uma ferramenta de gestão que permite o monitoramento contínuo da performance financeira e operacional.

3.2. Análise de Resultados e Relatório Final:

• Atividade: Consolidação dos dados e apresentação dos resultados.

• Análise:

  • Resultado Quantitativo: PMPP movido de 32 para 46 dias.

  • Impacto Financeiro: Liberação de capital de giro de R$X,X milhões.

  • Resultado Qualitativo: Análise de como a aplicação da Matriz de Kraljic permitiu negociações mais eficazes e com menor risco, fortalecendo parcerias estratégicas enquanto maximizava o poder de barganha com fornecedores de alavancagem.

• Resultado Esperado: Relatório Final de Projeto que não apenas mostra os resultados, mas educa a organização sobre a metodologia de Strategic Sourcing utilizada, criando uma base para futuros projetos de otimização.

Conclusão do Projeto: O projeto, guiado pela metodologia de Strategic Sourcing, excedeu a meta de PMPP, otimizando o capital de giro. Mais importante, segmentou a base de fornecedores de forma estratégica, permitindo negociações customizadas que minimizaram riscos e fortaleceram relacionamentos-chave, estabelecendo um novo patamar de maturidade para a área de Suprimentos dando dinamica e velocidade ao processo de compra, garantido os padrões já acordados.